В Excel часто пытаются собрать «всё о продажах»: десятки показателей, отдельные листы для каждого менеджера, графики на полэкрана. Через неделю такой файл перестают открывать — потому что из него неясно, что делать сегодня.
Рабочий дашборд для руководителя нужен не для отчётности. Его задача — за несколько минут показать, где план начинает расходиться с фактом и кому нужна помощь.
Начните с пяти цифр
Для еженедельного контроля обычно достаточно пяти показателей:
- план выручки на месяц;
- факт выручки с начала месяца;
- отклонение от плана в рублях и процентах;
- сумма активных сделок в воронке;
- количество новых квалифицированных лидов.
Первые три отвечают на вопрос «успеваем ли мы». Воронка показывает, есть ли из чего получить выручку в следующие недели. Новые квалифицированные лиды — ранний сигнал: если их стало меньше, провал в продажах появится не сегодня, а через один-два цикла сделки.
Не смешивайте в одном показателе все обращения. Заявка с сайта, повторный заказ и холодный контакт имеют разную вероятность сделки. В дашборд стоит включать только те лиды, которые команда уже проверила и приняла в работу.
Соберите исходную таблицу так, чтобы ей можно было доверять
На отдельном листе оставьте одну строку на сделку или заказ. Минимальные столбцы: дата создания, менеджер, компания, источник, статус, сумма, плановая дата оплаты и дата фактической оплаты.
Ключевое правило: статусы должны быть одинаковыми у всей команды. Если один менеджер пишет «переговоры», второй — «обсуждаем», а третий оставляет ячейку пустой, сводная таблица покажет не реальную воронку, а хаос в формулировках.
Добавьте выпадающий список статусов и источников. Это занимает несколько минут, но избавляет от ручной чистки перед каждым отчётом.
Три среза, которые помогают принять решение
1. План и факт по неделям. Не ждите конца месяца. Если к середине периода выполнено 35% плана, а типичный темп должен быть около 50%, у руководителя есть время вмешаться: пересмотреть приоритеты, подключиться к крупным сделкам, поднять повторные продажи.
2. Воронка по этапам. Смотрите не только общую сумму. Две воронки по 2 млн рублей могут быть совершенно разными: в одной деньги уже в согласовании договора, в другой — на стадии первого контакта. Для каждой стадии полезно видеть количество сделок и сумму.
3. Источники лидов. Сравнивайте не число заявок, а сколько денег и квалифицированных возможностей пришло из каждого канала. Канал с десятью лидами может быть полезнее канала со ста обращениями, если первые чаще доходят до оплаты.
Как не превратить дашборд в ручную работу
Не вводите цифры сразу в красивую витрину. Сначала обновляйте исходную таблицу, затем сводные таблицы и диаграммы. Тогда каждую цифру можно проверить до конкретной сделки.
Назначьте один ритм обновления: например, по понедельникам до планёрки. Ежедневное обновление нужно только там, где цикл сделки короткий или решения принимаются каждый день. Для большинства B2B-команд важнее регулярность, чем частота.
И ещё один тест. После просмотра дашборда у руководителя должен появиться список действий: какую сделку проверить, с каким менеджером разобрать воронку, какой источник усилить. Если есть только красивые диаграммы, но нет следующего шага — показатели выбраны неудачно.
Когда данные уже собраны в Excel, их удобно сегментировать по компаниям, отраслям и источникам. Это помогает не только контролировать текущие продажи, но и точнее выбирать новые B2B-аудитории для работы.
На ShopBazaOrg — базы организаций и инструменты для подготовки B2B-продаж.