Просроченная дебиторка редко возникает из-за одного крупного неплательщика. Чаще она растёт незаметно: менеджер договорился «оплатить на следующей неделе», бухгалтерия ждёт закрывающие документы, а в CRM у сделки остаётся статус «в работе» без даты следующего контакта.
Проблема не только в деньгах на счёте. Пока оплата зависла, компания не понимает, на какую выручку можно рассчитывать, закупка осторожнее планирует поставки, а отдел продаж тратит время на выяснение, кто и что обещал клиенту.
Начать наводить порядок можно без сложного регламента и отдельной службы взыскания. Нужна короткая система, в которой у каждого счёта есть владелец, причина задержки и ближайшее действие.
Сначала отделите срок оплаты от факта оплаты
Выгрузите все открытые счета и добавьте четыре поля: клиент, сумма, согласованный срок и ответственный. Не объединяйте в одну группу счета, срок которых ещё не наступил, и уже просроченные. Это разные ситуации: в первом случае важно предупредить и подтвердить получение документов, во втором — договориться о конкретной дате платежа.
Полезно сразу разбить задолженность на интервалы: до 7 дней, 8–30 дней и более 30 дней. Такая простая разбивка показывает не только общую сумму, но и где риск уже требует личного разговора.
Не оставляйте статус «клиент обещал»
Фраза «обещали оплатить» не помогает управлять деньгами. В ней нет даты, причины и следующего шага. После каждого контакта нужна короткая запись: «счёт передан в бухгалтерию, подтвердить оплату 3 сентября» или «клиент ждёт акт, отправить сегодня до 16:00».
Если причина задержки понятна, её можно устранить быстрее. Не дошёл оригинал договора, в счёте ошибка, изменился закупщик, нужна разбивка платежа — это не одинаковые случаи и не одинаковые сценарии общения.
Назначьте ритм, а не разовые авралы
Раз в неделю достаточно провести короткую сверку: какие счета должны были оплатить, где есть обещанная дата, какие клиенты не ответили. Для первых двух групп пусть менеджер обновит следующий шаг. Для старых долгов руководитель подключается не ко всем подряд, а к суммам и клиентам, которые действительно влияют на план поступлений.
Важно, чтобы продажи и финансы работали с одним списком. Если у менеджера своя таблица, у бухгалтера другая, а в CRM третья версия, клиент получает противоречивые сообщения, а команда спорит не о решении, а о цифрах.
Смотрите не только на сумму долга
Крупная просрочка заметна сразу. Но полезно считать ещё два показателя: долю счетов с назначенным следующим действием и средний срок просрочки. Например, если из 40 открытых счетов по 12 нет ни даты, ни ответственного, проблема не в «плохих клиентах», а в процессе. Её можно исправить до того, как просрочка станет привычной.
Отдельно отмечайте клиентов, у которых задержка повторяется. Им заранее меняют условия: работают по предоплате, уменьшают кредитный лимит или согласуют график платежей до новой поставки. Это спокойнее и выгоднее, чем каждый раз начинать разговор после нарушения срока.
Минимум, который можно внедрить сегодня
Возьмите список открытых счетов, назначьте ответственных, поставьте дату следующего контакта и выберите один день недели для сверки. Уже через месяц станет видно, какие причины задержек повторяются и где теряются договорённости.
Управление дебиторкой — это не давление на клиента. Это прозрачный процесс: клиент понимает, что от него ждут, менеджер знает следующий шаг, а руководитель видит реальную картину поступлений.
Подробный разбор с таблицей контроля и сценариями действий — в статье «Дебиторская задолженность в B2B: как контролировать оплаты и сократить просрочку платежей» на ShopBazaOrg.