Поставка сорвалась. Товар не приехал к запуску, монтажу или сезону — а в переписке остаются обещания «завтра отправим».
В такой ситуации легко перейти к эмоциям. Но для B2B важнее быстро собрать факты: что именно должен был поставить контрагент, к какой дате и что это нарушило в вашей работе.
Начните не с требования денег
Сначала откройте договор, спецификацию и последние согласования. Нужны четыре опорные точки: наименование и объём товара, согласованный срок, порядок поставки и условие об ответственности за просрочку.
Если срок есть только в счёте, заказе или письме — сохраните эти документы вместе. Для разговора с поставщиком и дальнейшей претензии важна единая хронология, а не десятки сообщений в мессенджере.
Зафиксируйте просрочку в один рабочий день
Не ждите, пока поставщик «разберётся». Направьте короткое письменное уведомление: товар не поставлен в согласованный срок, просите подтвердить фактическую дату отгрузки и напоминаете о последствиях задержки.
Так вы превращаете проблему из устного спора в управляемый процесс. Заодно становится понятно, есть ли реальная отгрузка или срок снова переносится без оснований.
Посчитайте стоимость задержки
Неустойка — не единственный ориентир. Отдельно оцените, что именно остановила поставка: простой бригады, перенос запуска, срочную закупку замены, штраф перед вашим клиентом. Даже грубый расчёт помогает выбрать позицию: ждать, требовать частичную поставку или искать замену.
Полезно вести простую таблицу: дата обещания, факт, ответственный, сумма риска, следующее действие. Через неделю она даёт руководителю больше, чем длинная переписка.
Дайте поставщику понятный выбор
Вместо общего «ускорьтесь» сформулируйте варианты: отгрузка конкретной части к конкретной дате; замена позиции с согласованными характеристиками; возврат аванса; расчёт неустойки по договору.
Это не гарантирует поставку, но сокращает пространство для новых неопределённых обещаний. Если поставщик не подтверждает ни один вариант письменно, у вас уже есть основание переключать закупку на резервный сценарий.
Что изменить после закрытия ситуации
Для критичных закупок полезно заранее хранить в базе поставщиков не только контакты, но и историю исполнения: соблюдение сроков, качество документов, готовность к частичным отгрузкам, скорость ответа при сбое. После 5–10 заказов это становится практичнее любой общей оценки «надёжный».
И заранее определите порог: при какой задержке менеджер обязан искать альтернативу, а не ждать очередного обещания. В B2B скорость решения часто важнее того, кто прав в переписке.
Подробный разбор расчёта неустойки, условий договора и претензионного порядка — в материале ShopBazaOrg о просрочке поставки.