На приёмке легко потерять деньги не из-за большого брака, а из-за одной привычки: сначала подписать накладную, а разбираться потом.
Через день коробки уже на складе, часть товара выдана в работу, упаковка выброшена. Поставщик отвечает: «Вы же приняли без замечаний». И доказать недопоставку, пересорт или повреждение становится намного сложнее.
Чтобы не превращать каждую поставку в спор, достаточно ввести короткий порядок. Он занимает несколько минут, но сохраняет позицию покупателя.
Не подписывайте документы до первой сверки
Сначала сравните число мест с накладной или УПД. Затем осмотрите коробки и паллеты: вмятины, вскрытие, следы влаги, разрыв плёнки. Это тот момент, когда повреждение упаковки ещё можно связать с перевозкой или передачей товара.
Если внешний вид вызывает вопросы, сфотографируйте груз до вскрытия. На фото должны быть видны маркировка, повреждение и общий вид места. Не нужно делать «красивый отчёт»: важнее, чтобы потом было понятно, что именно и когда вы увидели.
Проверьте не одну цифру, а пять вещей
Приёмка — это не только количество коробок. Ошибка часто скрывается в другом слое.
- Количество. Совпадают ли места, штуки, вес или объём с документами?
- Ассортимент. Пришли ли нужные артикулы, модели, размеры и цвета?
- Комплектность. Есть ли комплектующие, крепёж, паспорта, гарантийные документы?
- Качество. Нет ли видимых дефектов, повреждений, следов неправильного хранения?
- Документы. На месте ли УПД, накладная, сертификаты и декларации, если они требуются для товара?
Например, поставщик может привезти ровно 100 единиц товара — но часть окажется другого артикула. По количеству всё сошлось, а бизнес-задача не решена. Поэтому в чек-листе нужны все пять пунктов.
При расхождении остановитесь, а не «разберитесь потом»
Не используйте спорный товар и не смешивайте его с остатками на складе. Отделите проблемную партию, сохраните упаковку и зафиксируйте, что фактически получили.
Следующий шаг — акт о расхождениях. Если договор требует форму ТОРГ-2 или участие представителя поставщика, действуйте по договору. В остальных случаях подойдёт акт в свободной форме. В нём должны быть дата и место, реквизиты поставки, состав комиссии, заявленное и фактическое количество, описание дефекта и вывод.
Фраза «товар повреждён» почти бесполезна. Лучше написать конкретно: «на лицевой панели изделия царапина длиной около 3 см», «в коробке отсутствуют 12 единиц по артикулу…», «вместо модели А поставлена модель Б».
Акт фиксирует факт, претензия формулирует требование
В претензии сошлитесь на договор, накладную и акт. Затем прямо укажите, что вы хотите получить: допоставку, замену, уменьшение цены, устранение недостатков или возврат денег. Назначьте срок ответа — обычно его заранее закрепляют в договоре.
Для недопоставки, качества и комплектности в Гражданском кодексе предусмотрены разные варианты требований. Но в повседневной работе важнее другое: поставщик должен получить понятный документ с доказательствами, а не эмоциональное письмо «срочно решите вопрос».
Самая полезная защита начинается ещё до отгрузки
Перед заказом согласуйте спецификацию: артикулы, допустимые характеристики, комплектацию, требования к упаковке и документы. В договоре зафиксируйте сроки приёмки, порядок вызова представителя поставщика и срок ответа на претензию.
Если закупки регулярные, заведите единый чек-лист приёмки и назначьте ответственного. Тогда склад не будет каждый раз решать, «достаточно ли серьёзная проблема», чтобы фотографировать и составлять акт.
Практика показывает: лучше потратить 10 минут на приёмке, чем несколько недель на переписку, экспертизу и попытки вернуть деньги за товар, который уже невозможно отделить от нормального остатка.
На ShopBazaOrg собрали подробный разбор порядка приёмки, акта и претензии поставщику: как проверить поставку и оформить расхождения.