Товар заканчивается не в тот момент, когда на складе ноль. Проблема начинается раньше: менеджер уже обещал клиенту поставку, закупка только собирает цены, а поставщик называет новый срок.
Часто в такой ситуации ищут виноватого. Но полезнее один раз настроить понятное правило: когда нужно делать новый заказ и какой запас держать на случай задержки.
Сначала посчитайте обычный расход
Не берите самый удачный месяц и не ориентируйтесь на ощущение «обычно уходит быстро». Откройте продажи хотя бы за 8–12 недель и посчитайте средний расход в неделю.
Например, компания продаёт 25 единиц товара в неделю. Поставщик в среднем везёт заказ две недели. Значит, за время ожидания поставки уйдёт примерно 50 единиц.
Это уже не прогноз «на глаз», а первая рабочая цифра для закупки.
Добавьте запас на реальность
Срок поставки редко бывает идеально стабильным. Машина задержалась, партия пришла не полностью, спрос вырос после акции или крупного заказа. Поэтому к обычному расходу на время поставки нужен страховой запас.
Для старта не обязательно строить сложную модель. Выберите запас, который покрывает одну дополнительную неделю продаж. В нашем примере это ещё 25 единиц.
Получается простое правило: когда остаток опускается примерно до 75 единиц, пора запускать заказ. Это и есть точка заказа: расход за период поставки плюс страховой запас.
Почему нельзя поставить одинаковый запас на всё
У товаров разная цена ошибки. Если закончился редкий и дорогой товар, иногда можно подождать под клиента. Если закончилась ходовая позиция, вы теряете продажи каждый день.
Разделите ассортимент хотя бы на три группы:
- Ходовые позиции. Проверяйте остаток еженедельно, запас держите выше.
- Сезонные товары. Считайте отдельно по сезону: средний расход января плохо помогает в мае.
- Редкие или дорогие позиции. Не замораживайте деньги без причины; согласуйте, какой срок ожидания приемлем для клиента.
Так вы не пытаетесь управлять сотнями артикулов одной формулой.
Проверьте данные до первой закупочной настройки
Самая частая ошибка — считать по выгрузке, где один и тот же товар записан по-разному: с пробелом, старым артикулом или другим названием. Тогда расход выглядит ниже или выше реального.
Перед расчётом проверьте четыре вещи: единицы измерения, дубли артикулов, возвраты и фактический срок поставки. Последний лучше брать не из договора, а из нескольких последних поставок.
Если поставщик обещает 10 дней, а реально привозит за 14–18, точка заказа должна учитывать реальность. Иначе «правильная» таблица всё равно приведёт к дефициту.
Как внедрить без дорогой системы
Начните с таблицы из пяти столбцов: товар, текущий остаток, средний недельный расход, срок поставки, точка заказа. Раз в неделю сортируйте позиции по отклонению от точки заказа и смотрите верхнюю часть списка.
Через месяц вы увидите, где запас слишком велик, а где правило срабатывает поздно. После этого можно добавлять сезонность, минимальную партию и разные условия поставщиков.
Главное — не пытаться угадать будущее с точностью до единицы. Задача точки заказа проще: дать команде сигнал действовать до того, как отсутствие товара станет проблемой клиента.
Если закупочные данные и контакты поставщиков разбросаны по разным файлам, сначала приведите их к единой структуре. Практические материалы о работе с B2B-базами и контактами — в блоге ShopBazaOrg.