База контактов редко приходит в CRM в идеальном виде. В одном файле телефоны записаны через «+7», в другом — без кода страны. Где-то в названии компании есть «ООО», где-то его нет. Email попадает в поле телефона, а один и тот же человек встречается три раза.
Если загрузить такой файл как есть, CRM не решит проблему. Она просто быстро размножит хаос: менеджеры будут звонить по дублям, отчёты перестанут сходиться, а сегменты окажутся случайными.
Перед импортом достаточно провести четыре короткие проверки. Обычно на них уходит меньше времени, чем на разбор ошибок после запуска.
1. Сначала решите, что считать одной компанией
Не ищите дубли только по точному совпадению названия. «Альфа», «ООО Альфа» и «Альфа, производственная компания» могут быть одной организацией.
Полезно выбрать два-три признака для сверки: нормализованное название, сайт, телефон или корпоративный email. Сайт часто надёжнее названия: юридическое имя меняется, а домен остаётся привычной точкой контакта.
Не удаляйте совпадения автоматически. Сначала соберите их в отдельный лист «На проверку» — особенно если у компаний разные филиалы или несколько направлений продаж.
2. Приведите телефоны и email к единому виду
Телефон «8 (495) 123-45-67» и «+7 495 1234567» для человека одинаковы, а для CRM могут быть разными значениями. Уберите пробелы, скобки и дефисы, договоритесь о едином формате с кодом страны.
С email правило ещё проще: удалите лишние пробелы, проверьте явные опечатки и не оставляйте в ячейке несколько адресов через запятую, если CRM ожидает один. Дополнительные адреса лучше вынести в отдельное поле или оставить в примечании.
3. Разделите обязательные и полезные поля
Для первого импорта не нужно тащить в CRM всё, что есть в таблице. Минимальный рабочий набор: компания, сайт или телефон/email, город, сегмент и источник.
А вот описания, ссылки на соцсети, заметки с выставки и должности можно добавлять позже. Чем меньше неоднозначных полей в первом файле, тем легче проверить результат и настроить правила загрузки.
Важно заранее назвать колонки так, как они называются в CRM. Тогда не придётся вручную сопоставлять «Организация», «Компания» и «Название клиента» в каждом новом файле.
4. Сделайте тестовый импорт, а не загружайте весь файл сразу
Выберите 20–30 строк разных типов: с телефоном, только с сайтом, с несколькими контактами, с неполным адресом. Загрузите их в тестовый сегмент и проверьте карточки глазами.
После теста ответьте на четыре вопроса: создались ли дубли, попали ли телефоны в нужное поле, работают ли фильтры по городу и сегменту, видит ли менеджер понятный источник лида. Только потом импортируйте всю базу.
Такая подготовка особенно важна для списков участников выставок: в них рядом оказываются производители, дилеры, сервисные компании и партнёры. Если разметить сегменты до загрузки, первая коммуникация получится точнее — без массовой рассылки «для всех».
Нужна отправная точка для сегментации? Посмотрите, какие поля есть в готовых базах организаций и участников выставок на ShopBazaOrg.